SAYISALLAŞTIRMA

Arşivlerin Sayısallaştırılması

Son yıllarda gelişen teknoloji sayesinde yüksek kapasiteli tarayıcı birimlerin daha küçük bütçeler ile edinilebilmesi, tüm kurum ve kuruluşların kendi tarayıcı birimlerini satın alarak herhangi bir fizibilite çalışmasına gerek görmeden arşivindeki tüm materyali sayısal ortama aktarmasına yol açmış ve sonuçta neredeyse bir “moda” haline gelen “arşiv sayısallaştırma” projeleri ile ülke çapında çok büyük bir “sayısal çöplük” oluşmuştur.

Halen bir çok kurum tarafından sayısallaştırılan dijital arşivlerde milyarlarca sayfa doküman yalnızca sabit diskler ya da DVD’ler üzerinde depolanmış ve bu projelerin tamamlandığı düşünülmüştür. Büyük miktarlardaki bu sayısal dokümana akıllı, doğru ve yeterli erişim ve yedekleme altyapıları kurulmadan herhangi bir “Sayısal Arşiv”den söz etmek mümkün değildir.

Mikrobeta Yazılım olarak 2000 yılından bu yana üstlendiğimiz tüm sayısallaştırma projelerinde koleksiyondaki materyalin sayısallaştırılması, yani uygun bir tarayıcı birim ile bilgisayar ortamına aktarılması tüm projenin yalnızca %10’unu oluşturmaktadır.

Etkin bir sayısal arşiv oluşturabilmek için öncelikle ilgili kurum ile birlikte uzman ekibimizin aşağıda belirlenen ana konu başlıklarını incelemesi ve gerekli fizibilite raporlarının hazırlanmasından sonra proje ile ilgili eylem planının yürürlüğe konulması gerekmektedir.

Sayısal Arşiv Çalışmalarının Temel Adımları

Bir kurumun arşivinde bulunan çeşitli materyalin bilgisayar ortamına aktarılmasından önce izlenmesi gereken yöntem ve temel işlemler şöyle olmalıdır:

a. GENEL DEĞERLENDİRME

Stratejik Planlama
Vizyon ve Misyon
Genel Yönetim Politikaları ve
Arşiv Politikası oluşturma

b. FİZİKİ ARŞİV

Risklerin Değerlendirilmesi
Koruma Yöntemleri ve prosedürleri
Depolama ve koruma birimlerinin idare ve organizasyonu

c. TASNİF, KATALOGLAMA ve İŞLETİM

Tasnifleme yönergesinin hazırlanması
Arşivleme İş Akışı
Arşiv kayıtlarının düzenlenmesi – Form ve Prosedürler
Kataloglama ve Düzenleme

d. BİLGİ VE BELGE GÜVENLİĞİ

Güvenlik sağlama yöntemlerinin belirlenmesi
Bilgi Güvenliği Sertifikaları
Çalışan personel ile gizlilik sözleşmeleri

e. SAYISALLAŞTIRMA

Yöntemlerin belirlenmesi
Gerekli ekipmanların belirlenmesi
Sayısallaştırma iş akışlarının hazırlanması
Sayısallaştırma işlemleri
Kontrol ve Denetim
Ana arşive aktarma ve künyeler ile eşleştirme
Arşive yerleştirme

f. AKILLI DOKÜMAN

OCR / ICR Yöntemlerine karar verilmesi
Karakter tanıma ve metin oluşturma iş süreçleri
Kontrol ve denetlemeler
Metin bilgilerinin künyeler ile eşleştirilmesi
Ana arşive aktarma ve kontrol

g. ERİŞİM

Referans Servisleri – Erişim Politikası
Ayıklama ve İmha yönetmelikleri

h. STANDARTLAR

Arşivleme Standartları
Saklama Planları
Ayıklama ve İmha Planları
Kalite Standartları

i. MALİ ANALİZ

Fikri Mülkiyet Hakları
Maliyet ve Personel (Görev Tanımları)
Mali Kaynaklar ve Sürdürülebilirlik

j. EĞİTİM

Personel ve yöneticilerin eğitimi

k. SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK

Orta ve Uzun vade Eylem Planları

Servis Büro Hizmetlerimiz

Firmamız 2005 yılında Milli Kütüphane’de başlattığı “Yazma ve Nadir Eserlerin Sayısallaştırılması” projesi ile servis büro hizmetlerine başlamış ve bu güne kadar bir çok kuruma danışmanlık ve arşiv geliştirme hizmetleri vermiştir.

Tüm projelerimizde aşağıda belirttiğimiz adımlar uygulanmaktadır:

Arşiv yapısının incelenmesi ve analiz çalışmaları (bir önceki bölümdeki işlemler)
Sayısallaştırılacak materyalin taramaya hazır hale getirilmesi
Materyalin cinsine uygun tarayıcı birimler kullanılarak arşivin sayısal ortama aktarılması
Materyal ile ilgili metadata verilerinin belirlenerek bilgisayar ortamına aktarılması
Tüm verilerin MiDAS Dijital Arşiv Yazılımına aktarılarak kullanıma hazır hale getirilmesi.

Arşiv sayısallaşrıtma hizmetlerimiz çoğunlukla kurumların bünyesinde yapılmakla birlikte gerektiği durumlarda servis büro hizmetleri için kullandığımız kendi ofislerimizde de yapılabilmektedir.

Ekipman Kiralama Hizmetlerimiz

Kendi ofisinde tarama projeleri yapmak isteyen ancak sabit demirbaş yatırımı yapmak istemeyen kurum ve kuruluşlar için makina parkımızda bulunan çeşitli kapasitedeki tarama birimleri belirli süreler için kiralanabilmektedir. İstenildiği takdirde, operatör desteği de verilmektedir.

1. Materyalin Hazırlanması

Sayısallaştırılacak arşivler genellikle klasörler içerisinde derlenmiş dosyalardan oluşmakta ve her bir dosya içerisinde delikli zımba ya da tel zımba ile birleştirilmiş evraktan oluşmaktadır.

Bu materyalin taramaya hazırlanabilmesi için zımba ve ataçların hasar verilmeden çıkarılması, hasarlı materyalin tarama öncesinde onarılması ve belirli bir mantık sırasına göre dizilmesi gerekmekte ve tüm proje içerisinde bu adım en fazla işgücünü gerektiren bir adım haline gelmektedir.

Tel zımbaların ayıklanması ve barkodlu dosya kapaklarının ve dosya etiketlerinin yerleştirilmesi:

Tarama işlemine hazır materyal:

Tarama işlemleri:

Materyalin yeniden dosyalanması:

Belirlenen mantıksal sırada yeniden klasörlere yerleştirilmesi:

2. Materyalin cinsine uygun tarayıcı seçimi

Sayısallaştırılacak olan materyalin cinsi, ortamı, fiziki durumu, kullanılacak olan tarayıcı ekipmanı belirlemektedir.

A3 ve daha küçük boyutlu, sayfalar halinde bulunan materyal.

Bu materyal için genellikle Kodak i2400 ya da Xerox 4830 tarayıcı birimleri kullanırız. Materyalin kıvrılmaması gerekli ise Kodak Düz geçişli tarayıcı, aksi halde Xerox U tarayıcı kullanılabilir. Hassa doküman için Xerox sisteminin flatbed kısmı kullanılır.

A2 ve daha küçük ebatlı, kitap halinde (ciltli) olan materyal.

Her türlü ciltli materyal için, özel beşikli sisteme sahip Book2Net sistemleri kullanılmaktadır. Bu sistemlerde A2 ebatlarına kadar kitaplar sorunsuzca 800 dpi çözünürlüğe kadar taranabilimektedir:

A0 ebatlarındaki harita-pafta ve benzeri materyal.

Bu materyal için en uygun tarayıcı birimler Yatay tarayıcılardır. Firmamız ColorTrack sistemleri ile tarama yapmaktadır:

Bu sistemlerde de 1200 dpi optik çözünürlüğe kadar taramalar yapılabilmektedir.

3D Materyal

3 Boyutlu objelerin sayısallaştırılması temel olarak iki yöntem ile yapılmaktadır. Eğer objelerin 2D görüntüleri yeterli ise (Tablo, Grafik, Gravür vs gibi materyal) profesyonel stüdyo ekipmanı ile uygun ışık ortamı sağlanarak görüntüler yüksek çözünürlüklü kameralar ile aktarılmaktadır:

Eğer 3D objenin bilgisayar ortamında 3D modellemesi yapılacaksa ZScanner sistemlerimiz kullanılmaktadır:

3. Görüntü İyileştirme

Tarama için kullanılan ekipman ne olursa olsun, taranan görüntüler bilgisayar ortamına kaydedilmeden önce VRS (Virtual Re-Scan) Sanal Tarama yazılımı kullanılarak bir görüntü iyileştirme işleminden geçirilir.

Firmamızın kullandığı Kofax VRS 4.0 yazılımı ile görüntüler otomatik olarak parlaklık, kontrast, çarpıklık, ve görüntü temizliği gibi bir çok parametre ile kontrol edilerek en iyi hale getirilir. Bu sayede yeniden tarama işlemlerinin önüne geçildiği gibi eğer yapılacaksa bir sonraki adımdaki OCR işlemlerindeki doğruluk payı da artırılmış olur.

4. Metne Çevirme

Tarama sonucunda elde edilen görüntüler basılı bir dokümanın parçaları olabilir. Eğer bu dokümanın içerdiği metin içerisinde daha sonra kelime taraması yapılacak ise öncelikle bu görüntünün bir OCR yazılımı ile metin haline çevrilmesi gereklidir.

Firmamızın kullandığı Abby FineReader yazılımı Türkçe dahil yüzlerce dili otomatik olarak tanıyabilmektedir. OCR işleminden geçirilen görüntüler uygun olan herhangi bir doküman formatında bilgisayara aktarılabiilmektedir (pdf, Word, Text, Excel…)

5. Dizin ve Veri Girişi (Metadata)

Tüm Sayısallaştırma projesinin en önemli bölümü taranan materyale erişimi sağlayacak metadata ve dizin bilgilerinin sisteme girilmesidir.

Dokümanların tarandıktan sonra, mutlaka anahtar kelimelerle etiketlenmesi gereklidir. Bu kelimeleri arama kriteri olarak kullanarak, doküman yönetimi sistemi içerisinde ki belgelere hemen ulaşabilirsiniz. Bundan dolayı doğru kelimelerle indeksleme yapmak çok önemlidir.

İndeks alanları, veri giriş operatörleri tarafından doldurulur.(müşteri adı, tarihi, referans no vb.) Barkod kullanımı ile, yığın taramadan önce indeks bilgileri barkoda aktarılır, bu sayede tarama işlemi sonunda barkod üzerinden otomatik olarak indeks bilgileri alınmış olur. Veri giriş operatörü kullanmanıza gerek kalmaz.

Bölgesel OCR, taranan belgelerin kalitesi düzgün ise, belge içerindeki belirli alanlardan OCR ile indeks bilgisi almak mümkündür. Bu çözümde otomatik indeksleme yapmanızı sağlar.